課題
- 電話での上下番確認や休暇申請に手間とストレスがかかっていた
- 社員のスケジュール把握や現場配置の調整がアナログで非効率だった
- 給与計算や請求業務が煩雑で締め日前に混乱が発生していた
- 現場との連携や情報共有が電話頼みで属人化していた
解決策
- KOMAINUによるスマホでのシフト確認・申請機能の導入
- 現場ごとのメンバー確認機能により配置調整が容易に
- 出勤・実績データの蓄積で給与計算や請求が簡略化
- 全拠点を1画面で管理できるダッシュボード
- スマホ操作中心のシンプルなUIで現場社員にも浸透
効果
- 電話業務が激減、業務時間を大幅に削減
- 休暇申請がしやすくなり、定着率の向上に寄与
- 事務作業の削減により内勤不要、人的コストを抑制
- 画面で完結する可視化により、現場責任者の調整力も向上
株式会社アクトは、岩手県盛岡市に本社を構え、交通誘導を中心とした二号警備を展開する警備会社です。創業からわずか2年で約70名体制を築き、盛岡・仙台・郡山の3拠点へと事業を拡大中。隊員ファーストを掲げた働きやすい環境づくりと、スピード感ある経営が特長です。
現場の業務負荷や電話に頼ったアナログな連絡体制、そして限られた人員での効率的な運用といった課題を背景に、クラウド型オールインワン警備業システム「KOMAINU」を導入。現在も社長自らが週４日間現場に出ているにも関わらず、スケジュール管理の見える化や、所属長による現場フォローの強化、給与・請求業務の自動化など、内勤ゼロでも持続可能な管理体制の構築を実現しています。
今回は、導入の背景やKOMAINUの選定理由、そして現場と経営の両面で得られた効果について、代表取締役の藤田 清敬さんにお話を伺いました。
現場の“常識”を変える決断。KOMAINU導入の背景
――KOMAINU導入前は、どのような課題がありましたか？
藤田：以前勤めていた警備会社では、現場到着や業務終了のたびに、都度電話で連絡するのが当たり前でした。翌日の勤務も電話確認。これが業界の常識になっていたのですが、家族を持つ隊員も多く、生活の見通しが立てられないのは会社側の都合だと感じていました。
私自身、現場経験があるので、隊員の立場を理解しているからこそ、みなさんがかんたんに予定を把握できたり、働きやすい環境を整えたかったんです。
――導入の決め手は何だったのでしょうか？
藤田：インターネットで探していて見つけたのがKOMAINUでした。最初に見た時から「これは使える」と直感しました。実は、登記から警備業認定までの間に、すでに社内体制を構築し始めていて、認定取得から２ヶ月後にはKOMAINUを導入していました。現在は、私も週4日間現場に出ていますが、内勤者0人にも関わらずKOMAINUのおかげで経営ができています！
電話連絡不要。情報共有が“見える化”された現場運用
――導入後、現場の運用にはどんな変化がありましたか？
藤田：KOMAINUで現場に誰が入っているかを、隊員同士でも事前に把握できるようになりました。新人がいる現場では“今日はフォローに回ろう”といった声も自然と出るようになって、チームワークも良くなっています。
――電話業務の削減によるメリットはありましたか？
藤田：はい。とにかく電話の本数が減ったのは大きいですね。特に休暇申請の場面では、以前だと「電話だと言いづらい」とためらっていた人もいたと思います。でも、KOMAINUを使えばスマホでサクッと申請できるので、心理的なハードルがなくなったと思います。これが短期間で隊員が増員して、定着が続いている理由につながっています！
管理者1人で100名管理も！？人件費削減と生産性の両立
――管理業務の面ではどのような効果を感じていますか？
藤田：現在、盛岡営業所では約40名の隊員を私が1人で管理していますが、正直、100名体制でも現場に出なければKOMAINUであれば管理は可能です。
単価などをあらかじめ設定しておけば、締め日前に慌てることもありません。勤務実績のデータをもとに、売上も予測できるので、経営的にもすごく助かっています。
――請求業務や給与計算などの事務負担は？
藤田：以前のように帳票を印刷して照らし合わせて……みたいな作業はもうないですね。KOMAINUで隊員の上下番データを日々確認しておけば、後は締め日になったらボタンを押すだけ。ランチ食べながらでも完結します（笑）。
事務員を雇わなくても回るようになったことで、浮いたコストを隊員に還元できるようになりました。
スマホで完結。誰でも使える“やさしい操作画面”
――現場社員の方々の反応はいかがですか？
藤田：スマホで上下番報告はもちろん、現場の情報もすぐ確認できるし、誰と現場に入るかも分かるので、年齢の高い方はもちろん若手にも好評です。
逆に今は電話が苦手な若い世代も多いので、アプリで完結できるのは本当にありがたいですね。紙や電話が前提だった業界なので、最初は年配の方が不安がるかと思ったけど、意外とみんなすんなり使いこなしています。
スピード、見える化、使いやすさ。「当たり前」がちゃんとできる安心感
――KOMAINU導入の決め手は何でしたか？
他にも売上規模も予測できて、全体を1画面で俯瞰できる点などがあります。他のツールではなかなか実現できないシンプルさと使いやすさが魅力でした。
給料計算もわかりやすく、隊員からも「今月何日働いたかがすぐ分かる」と好評です。こういう“当たり前だけど便利”な機能がしっかりあるのが嬉しいですね。
今後の展望
――今後、KOMAINUに期待することはありますか？
藤田：人手不足が進む中で、今後もKOMAINUを通じて人件費を抑えつつ現場に還元できる体制をこれからも作っていきたいと考えています。
あとは、3ヶ月に1回くらいCSさんと定期的にヒアリングの場があれば嬉しいですね。機能もどんどん増えていくので、しっかりキャッチアップして、より活用できるようにしたいです。
