岐阜県に本社を構え、交通誘導警備を中心にイベント警備なども手掛ける株式会社ダイテック様 。 隊員数約50名、平均年齢65歳という組織ながら、クラウド警備管制システム「KOMAINU」を導入し、これまでのエクセルで管理していた業務からの脱却に成功されました 。今回は、管制・請求・給与といったバックオフィス業務をほぼお一人で担当されている中島様に、導入前の課題から、高齢層の隊員様への定着プロセス、そして劇的な業務効率化の実態について詳しくお話を伺いました。
課題
- ホワイトボードとLINE、電話の併用による管理で、配置漏れや休暇中の隊員への誤配置などのミスが散見されていた
- 翌日の配置連絡のため、夕方に毎日1時間半をかけて個別に電話やLINEを行い、詳細な場所説明に追われていた
- Excel管理を試みるも転記作業の手間は変わらず、出先では最新状況がわからず元請けへの即答ができなかった
解決策
- 平均年齢65歳の隊員でも扱える「見やすさ」を重視し、隊員同士の教え合いによりスムーズにアプリ報告へ移行
- 現場知識のない内勤者でも的確な指示が出せるよう「配置メモ」を活用し、ワンクリックでの一斉連絡体制を構築
- IT導入補助金を活用してコストを抑えつつ、Excel脱却と完全クラウド化を実現
効果
- 毎日1時間半かかっていた夕方の連絡業務が「ほぼゼロ」になった
- 外出先や休日でもスマホから空き状況を即答できるようになり、受注機会の損失や確認待ちのタイムラグを解消
- 週1回の書類提出出社が不要になり、隊員の「直行直帰」とペーパーレス化、交通費等の自動計算化に成功
ホワイトボードとExcel管理の限界。「手書きがPCに変わっただけ」の苦労
KOMAINUを導入する前の状況について教えてください
中島様： 当初はホワイトボードを使って管理をしていました。LINEを使っている人にはグループLINEで現場のアナウンスをし、一部のガラケーの人には電話で連絡するという形をとっていました 。 しかし、現場の依頼を受けているのに漏れていたり、逆に休暇の隊員を配置してしまったりといったミスが起きていました 。 「何かいい方法はないか」と考えて、一度はExcelでの管理に切り替えてみたんです。ホワイトボードをやめてExcelに入力するようにしたのですが、それでもミスは無くならず、私の負担も大きいままでした 。結局のところ、手書きがパソコン入力に変わっただけで、根本的な大変さは変わらなかったというのが正直なところです 。
以前は配置のExcel表とは別に、月間受注状況の表を作っていて、そこに打ち込んでから毎日の配置表に移すという作業をしていました 。これがかなりの手間でした。 その二重管理を一括でできる方法はないかと探していた時に、KOMAINUを見つけました 。
決め手は「見やすさ」と「操作のしやすさ」。IT導入補助金も後押しに
最終的にKOMAINUを選んでいただいた理由は何だったのでしょうか？
中島様： 一番の理由は「見やすさ」と「操作のしやすさ」です 。 他社のシステムも検討しましたが、画面がすごく見にくかったり、複雑そうに見えてしまったりして、導入へのハードルが高く感じられました 。元々Excelからの移行で不安もあったため、余計に難しそうな印象を受けるものは避けたかったのです。 その点、KOMAINUはとにかく画面が見やすく、直感的に操作できそうだと感じました 。
また、IT導入補助金を活用できたことで費用を大幅に抑えられた点も、導入を決める大きな要因になりました 。
平均年齢65歳でも、隊員同士の「教え合い」でスムーズに定着
隊員の平均年齢が65歳とお伺いしましたが、新しいデジタルツールを導入することに対して、現場への浸透はスムーズに進みましたか？
中島様： 導入当初の1ヶ月間は、それまで使っていたExcelとKOMAINUを並行して運用しました 。最初に隊員さん向けの説明会を開いたのですが、やはり座学だけでは分からない部分も多くありました 。 しかし、実際に現場で使い始めると、隊員さん同士で「こうやるんだよ」と教え合ってくれるようになったのです 。おかげで、私の方で一人ひとりに手取り足取り教えるという手間は思ったよりも少なくて済みました。
また、提供していただいたマニュアルが分かりやすかったこともあり、理解が進むのが早かったです 。 今ではスマホを持つ隊員全員がアプリを使いこなしていて、日々の報告なども問題なく行えています 。
毎日1時間半かかっていた連絡業務が「ゼロ」に。現場未経験でも運用できる「配置メモ」の活用法
実際にKOMAINUを導入して、業務効率はどのように変化しましたか？
中島様：劇的に変わったのは、夕方の連絡業務です。 以前は、隊員さんが現場を終えるのを待って、夕方17時頃から一人ひとりに電話やLINEで翌日の連絡をしていました。単に現場名を伝えるだけでなく、「そこの道はどうなっているか」「どこに行けばいいか」といった住所や詳細な説明まで個別に対応していたため、毎日1時間半ほどかかっていました。 それがKOMAINU導入後は、システム上でワンクリックするだけで全員に詳細な情報が届くようになりました。隊員さんが現場から戻るのを待つ必要もなくなり、その1時間半という時間がほぼゼロになりました。
実は私自身、現場経験がなく、現場の細かいことは全然分かりません。以前は隊員さんから「この現場で何の作業をするの？」と聞かれても、答えられなくて困っていました。 そこで非常に助かっているのが、KOMAINUの「配置メモ」という機能です。
受注の際に元請けから聞いた作業内容や注意事項を、そのまま「配置メモ」に入力しておきます。その内容を深く理解できていなくても、その文言さえメモに残しておけば、現場の隊員さんはそれを見て「ああ、こういう作業ね」「こういう道具が必要だな」と理解してくれます。 また、もう一人の担当者（指導教）と顔を合わせる時間がなくても、お互いに聞いた情報をメモに残すことで情報共有ができるので、現場を知らない私でもスムーズに配置が組めるようになりました。想像以上に助かっています。
他にもメリットはまだまだあります。出先での対応も大きく変わりました 。 以前はお昼など外出中に元請けさんから「この日、何人いける？」と電話があっても、「会社に戻らないと分かりません」と答えるしかありませんでした 。ですが 今は自分のスマートフォンでリアルタイムの状況が見られるので、その場で「いけます」と即答できますし、聞いた情報をすぐに入力できるので受注漏れもなくなりました 。オフィスに行くことなく、土日や祝日でも確認ができるので、スピード感だけでなく正確性も圧倒的に上がったと感じています 。
現場も「直行直帰」が可能に。もうExcelには戻れない
現場の隊員様からは、どのような反応がありましたか？
中島様： 隊員さんからは、アプリで地図がすぐに出る点を喜ばれています。電話に頼ることなく、迷わず現場に到着できているようです。
また、これまでは週に1回、伝票を提出するために事務所に来るルールがあったのですが、KOMAINU上で勤怠や残業、交通費が分かるようになったため、その必要がなくなりました 。 直行直帰が基本となり、たまに年末調整などで会社に来てもらうと「久しぶりだね」という会話になるほどです 。移動の手間がなくなったことは、隊員さんにとってもメリットだと感じています 。
小規模でも導入効果は絶大。もう絶対に従来の方法に戻りたくありません。
システム導入を検討されている他の警備会社様へメッセージをお願いします。
中島様： 正直なところ、DXを意識し始めた当初は「別に現状維持でもいいかな」と思っていた部分もありました。運用方法を変えることには、誰にとっても労力も体力もいることです。 ですが、実際に導入してみると、もう絶対にこれまでのExcel運用には戻れません 。当社の規模でこれだけの効果があったので、例えば30人規模の会社さんであっても、事務員さんが一人で電話連絡に追われているような状況であれば、間違いなく時間は削減できると思います 。コスト面でもIT導入補助金などを活用すればハードルは下がるので、ぜひ一歩踏み出してみてほしいです。
