課題
- ExcelとLINE・電話での情報共有に依存し、誤送信や位置情報の送信漏れが頻発
- 上下番の電話報告が集中し、緊急性の判断ができず管制に大きな負担
- ExcelとGoogle Driveの二重更新で、常にデータ整合性の確保に追われていた
- サーバー型システム導入も失敗し、1人での管制限界（40〜50名）に直面していた
解決策
- クラウド型で外出先からもブラウザ操作ができるKOMAINUを導入
- 上下番・シフト・契約情報・地図情報をすべてKOMAINU上で一元管理
- 通知・確認をデジタル化し、誤送信や確認漏れを防止
- 契約単価や条件もKOMAINUへ登録し、データを一本化
効果
- 誤送信・連絡漏れが解消し、了解確認も可視化されトラブルが激減
- 上下番の電話依存がなくなり、ログ管理で履歴や緊急性の判断が容易に
- 管制業務が従来の1/3以下に削減（40〜50名の限界→実質1人で全員管制可能に）
- 隊員の迷子が解消し、シフト確認も容易で働きやすさが向上
- 働きやすさの改善により、隊員の定着にもつながる
滋賀県を拠点に、約130名規模で交通誘導やイベント警備を手がけるアソビイズム様。
若手とシニア層が中心となる活気ある組織ながら、導入前は Excel・LINE・電話に依存したアナログ管制に大きな課題を抱えていました。
「誤送信や位置情報の伝達漏れ」「上下番報告の電話集中」「二重更新による手間」など、現場と管制双方に負担が重くのしかかっていたのです。
そんな中、2024年7月にKOMAINUをIT導入補助金を活用して導入。わずか数週間で全隊員が移行し、管制業務の負担は従来の1/3以下に削減されました。
二重更新・誤送信・電話ラッシュ…隊員も管制も疲弊
KOMAINUを導入する前のお悩みをお聞かせください
村松様：
導入前はExcelやLINE、電話といったアナログなやり方で管制業務を回していました。Excelは独自のフォーマットで管理していましたが、Googleドライブと併用することで二重更新が発生し、常にデータの整合性に追われていました。外出先から操作できないため、現場対応も非常に非効率でした。
また、LINEやショートメッセージでのやり取りでは日付の間違いや位置情報の送信漏れが頻発していました。個人の携帯に依存していたため、誰が確認しているのか分からず、チェック体制もアナログ化してしまっていました。
さらに上下番報告は電話に頼っていたため、朝や夕方には高齢の隊員からの電話が集中して大混雑。通常の報告なのか、現場に到着できていない相談なのかなど、緊急性の判断がつかず、現場も管制もかなりストレスを抱えていました。
実は他のシステムも試したことがあります。オンプレ型のシステムを導入したのですが、社内サーバーを起動する制約やセットアップの煩雑さから本格的に運用するのは断念しました。
こうした課題の積み重ねで、1人で管制できるのは1日40〜50名が限界。業務負担の限界を強く感じていました。
“現場でも本部でも”を叶えるクラウド型管制システム
KOMAINUを選んだ理由を教えてください
村松様：
関西連合警備協同組合の紹介をきっかけに、KOMAINUの存在を知りました。クラウド型なので今までやりたくても諦めていた外出先からでも触れることができる点が最も大きな決め手でした。
また、IT導入補助金が活用できたことも後押しとなり、2024年7月に導入を決定しました。
2~3週間で全隊員が利用を実現、驚きのスピード導入
導入時の工夫や体制についてお聞かせください
村松様：
Excelのデータを移行した後、最初は2〜3週間かけて少人数でテスト的に利用してみて、問題がないと判断してから全隊員に展開しました。Excelとの変化で契約単価や条件の入力に最初は手間取りましたが、うまく役割分担をしながら進めて無事に乗り越えることができました。
もっと時間がかかるかと思いましたが、9月（テスト運用から2〜3週間後）には全隊員がKOMAINUを利用できる体制になりました。
管制業務が1/3以下に。導入前では想像できなかった変化
導入後に感じた効果を教えてください
村松様：
一番大きいのは誤送信や連絡ミスが圧倒的になくなったことです。
今までよく発生した日付や位置情報の共有で間違いがなくなり、隊員の確認もシステム上で可視化されるようになったので、「送った・送っていない」といったトラブルはほぼゼロになりました。
上下番の連絡も電話ではなくシステムで管理できるようになり、緊急性の判断ができるようになったのも大きな改善です。ログも残るので後から遡って確認するのも簡単になりました。
管制業務の負担は従来の1/3以下まで減りました。以前は1人で40〜50名が限界でしたが、今では実質1人で全員を管理できるようになっています。空いた時間で営業や隊員確保など、本来注力すべき業務に時間を割けるようになったのは非常に大きな効果です。今までいかに管制業務で時間がかかっていたのかよくわかりました。
メリットは管制員だけではありません。
隊員も同じく負担が減り、上下番報告機能のほか、地図共有機能や月刊シフト確認は特に好評です。
地図機能は、住所では伝えにくい道路工事現場でも地図情報の共有で迷子がなくなりましたし、シフトも月単位で素早く確認できるようになり、働きやすさが格段に向上しています。
要望がすぐに反映。KOMAINUならではの圧倒的スピード感
インタビュー前に、配車機能や支店機能について説明を受けられたそうですね
村松様：
先ほどサポートの方から配車管理機能や支店機能について詳しく説明を聞きました。正直、これまで配車の調整や拠点ごとの管理はアナログでやっていたので非常に大変でした。担当者ごとに情報が散らばってしまい、全体を把握するのに時間がかかっていたのです。
KOMAINUの配車機能なら、受注やシフトと一体的に管理できるので手間が大きく減りますし、支店機能も本社と拠点をまたいだ情報共有に役立ちそうだと感じました。これまで“頭の中”や“メモ”で処理していたことが整理され、誰が見ても分かる状態になるのは便利です。
今後はこれらの機能も積極的に使っていきたいですし、活用を進めることでさらに効率化や精度向上につながると期待しています。
また実装スピードの速さにも助かっています。
KOMAINUを使っていて、こういう機能があったらいいなと思う時があります。その時はサポートにリクエストを出しているのですが、汲み取って改善・リリースするスピード感は他社システムにはない、KOMAINUの強みだと思うので、今後も期待しています。
迷っている時間こそ機会損失。導入で得られる圧倒的な変化
導入を検討している企業様へ一言お願いします
村松様：
DXをしたいと思いながら導入を迷っている間も、管制の負担は変わらず続きます。導入は、既存のやり方から変化するので敷居が高いかもしれませんが、その先には“仕事の質が一変する瞬間”が待っています。誤送信や電話対応の負担がなくなり、時間も人手も余裕が生まれます。
さらに大きいのは、隊員側の負担も減ることです。迷子や連絡の行き違いがなくなり、シフトも見やすくなることで働きやすさが格段に上がります。その結果、優秀な隊員が離職せずに力を発揮し続けられる環境が整い、経営的にも売上の向上や会社成長へと好循環が生まれます。
長期的に見れば費用対効果は非常に高いです。当社のように電話・Excel・スプレッドシート運用で限界を感じている会社こそ、一歩踏み出してKOMAINUを導入する価値があると思います。
