課題
- スプレッドシートとLINEを併用したアナログ運用で、現場連絡・配置共有に大きな負担
- シフトは週単位作成で、前日にLINEで一人ずつ送信する非効率な体制
- 現場変更が多く、情報の分散による伝達ミスや属人化が発生
- 請求処理はすべて手作業で1日がかり。ミスや修正が多く正確性の確保が課題
解決策
- KOMAINUを導入し、現場情報の一元管理と一括共有を実現
- スプレッドシート併用運用からスタートし、段階的にKOMAINUへ移行
- 隊員全員にアプリを配布し、スマホでの地図・情報確認をサポート
- 「コピー機能」により、繰り返し現場の立ち上げ作業を自動化
- 請求処理をKOMAINUで一元管理し、1日がかりの作業を約1時間に短縮
効果
- 管制・現場管理のクラウド化で、現場公開・変更連絡を即時共有可能に
- LINE個別送信が不要となり、連絡工数を約90％削減
- 請求処理は「1日 → 約1時間」に短縮し、ミスや抜け漏れも大幅減
- 地図機能により、遅刻・迷子がほぼゼロに
- 隊員からも「情報がまとまっていて分かりやすい」と好評
- 「もうスプレッドとLINEだけには戻れない」と感じるほどデジタルの効果が浸透
創業3年目を迎える株式会社スタンドアップ（大阪府大阪市）。
地域に根ざした警備事業を展開し、現在は約45名の隊員が大阪市内を中心に活躍しています。 急成長する中で課題となっていたのが、アナログ中心の管制・現場管理でした。
「スプレッドシートで組んで、LINEで送る。」 そんな従来のやり方を脱却し、業務をより効率的に、正確に。 その変革を支えたのが、警備業DXツール KOMAINU（コマイヌ） です。
今回は、スタンドアップ代表に導入の背景や現場の変化、 そして今後の展望について詳しくお話を伺いました。
スプレッドシートとLINEの「二重管理」で修正と個別連絡に忙殺される日々
KOMAINU導入前はどのように運用されていましたか？
小川様：
導入する前は、すべて自分たちで作ったスプレッドシートで管理していました。
1週間分の現場スケジュールを手作業で組んで、翌日の分だけを抜き出して隊員に共有するという流れです。
スプレッドシートには、現場名や集合時間、担当の隊員の名前なんかを全部入力して、それをもとに翌日の配置表をつくっていきます。1週間分を先に組んでおくと、どうしても変更が出るので、修正もそのたびに発生します。 そうなると、表の更新作業がかなり手間で…。
「この現場には誰を入れるか」という考え方で組んでいたので、逆に「この人が今週どこに行くのか」という情報が見えづらいので、隊員ごとのスケジュール管理には向いていませんでした。
また、現場の指示はほとんどLINEで送っていました。
たとえば「明日は〇〇現場にお願いします」とか「集合は7時半です」といった内容を、個別に隊員一人ひとりへ送ります。これが地味に大変で、毎回10人、20人に送るとなるとかなり時間がかかっていました。その上、隊員からの返信や確認もLINE上で行うので、情報がどんどん埋もれていってしまうこともありました。
スプレッドシートとLINEが完全に分断されているので、 「どの現場に誰が行くか」という全体像をひと目で把握しづらく、別のLINEスレッドを見て勘違いしてしまったり、現場の入れ替えを伝え忘れてしまったりというトラブルも時々ありました。
結局、このやり方だと、LINEとスプレッドシートの両方を使わないと回らない状態で、どちらも人の手で更新・送信しなければならないのに加えて、入力ミスや連絡漏れも起こりやすくて、 正直、現場管理にかける時間がかなり多かったと思います。
決め手は「直感的な使いやすさ」。現場の隊員目線に行き届いたシステムだと確信
導入を決めたきっかけを教えてください
小川様：
KOMAINUを導入したのは、正直なところ「一番使いやすそうだったから」という単純な理由です。
関西エリアを担当されている営業の方といくつかのシステムを比較して、何社かと実際に打ち合わせもしたんですが、その中で一番、当社の現場の感覚に合っていたのがKOMAINUでした。
他社さんのシステムは、どこか“管理する側のためのシステム”という印象が強くて、現場で実際に動いている隊員の目線までは行き届いていないと感じました。その点KOMAINUは、「現場の情報を一斉に共有できる」「操作が直感的」という部分が大きな魅力でした。
機能面で特にありがたいのは、 いちいちLINEで全員に現場を送らなくても、「公開」ボタン一つで全員に同時に共有できるという点です。従来は個別にメッセージを送っていたので、送信漏れや返信待ちの手間が相当ありました。それが一気になくなっただけでも、現場の回転が全然違いますね。
また、KOMAINUは周辺の協力会社でも導入が進んでいたので、同じシステムを使うことができるという点も重要でした。
スマホに不慣れな隊員への普及と、業務フローの刷新で完全移行へ
導入までのプロセスを教えてください
小川様：
導入当初、全隊員にアプリを配布する作業はそれなりに大変でした。
現場の人間はスマホ操作に慣れていない方も多いので、「これどうやって入れるの？」と聞かれることがあり、最初の案内で時間がかかりました。
当社はもともとスプレッドシートで長年やってきたので、 正直、そのやり方が体に染みついているんです。「まずシートを作って、そこから明日の分を抜き出す」というフローが当たり前だったので、全員が 急にシステムを使って配置を組む、という発想に切り替えるのはなかなか難しかったですね。
最初のうちは、どうしても「スプレッドシートで下書きしてからKOMAINUに入力」みたいな、二重作業になってしまっていました。でもこれは、単に新しいツールに慣れるまでの問題だと思います。そのうち「最初から KOMAINUで一本でやったほうが早いな」と思い、現在はKOMAINU完全移行に向けて段階的に切り替える運用をしています。
請求業務が「丸1日」から「約1時間」に激減。ミスや抜け漏れの不安も解消
管制以外の機能はいかがですか？
小川様：
管制も良いのですが、なんと言っても請求書まわりが一番楽になりました。前までは一日かけてやっていた作業が、今はおよそ1時間くらいで終わります。ボタンを押すだけで金額や数値を出せますし、確認も一瞬です。
前は内容の抜けやミスも多くて、あとで修正することがあったんですけど、今はそういう漏れがほとんどなくなりました。集計のときも「ちゃんと全部入ってるかな」と安心しながら見られるようになりましたね。
現場の公開作業もかなり楽になりました。
前まではLINEで一人ひとりに送っていたのが、今は現場の情報を入力して公開すれば全員に一斉で共有できます。翌日が同じ現場なら「コピー」でそのまま反映できるのもすごく便利です。これまでと違って、同じ内容を何回も打ち直さなくていいのは大きいですね。
実際に現場を管理しているスタッフからも、「現場立ち上げのときにコピー機能が使えて助かる」という声が上がっています。以前よりも配置表の作成スピードが上がって、その分、別の仕事に時間を回せるようになりました。
隊員さんたちからの評判も、かなり良いです。特に地図が見られるようになったのは大きいとのこと。
前は「現場の場所は自分で調べて」と伝えていたことも多かったんですが、 今はKOMAINUに現場の詳細や地図を入れておけるので、 みんな自分で確認できるようになりました。「この現場どこやったっけ？」って隊員が迷うことが結構あったのですが、今はKOMAINUに地図情報を入れておけばすぐ見られるので、ありがちだった「駅から向かって迷子になった」というのがほとんどなくなりました。隊員からも「初めていく現場の場所が分かりやすくて助かる」と言われています。結果、朝の遅刻がほとんどなくなりました。
このように、業務を全体的に見ても、導入前に比べて事務作業の時間が大幅に減りました。
特にLINEでの個別連絡や請求関係の処理が軽くなって、現場の情報共有もスムーズに回るようになったのを実感しています。管制側も、隊員側も、経理を処理するバックオフィス側も、各所でメリットを感じています。
「もっと早く導入すればよかった」。早めのシステム化がもたらすメリット
導入を検討している企業様へ一言お願いします
小川様：
当社の経験から言うと、隊員さんが20人を超えたあたりから、スプレッドシートやLINEだけの運用ではもう限界が来ると思います。日々の配置が増えると、どうしても人の手だけではミスや抜けが出てくるので、そういう会社さんには、KOMAINUはかなりおすすめできますね。
30人を超えてくると、もう入れたほうが絶対に良いと思います。管理が一気に楽になりますし、請求や現場共有の精度も上がります。
当社も最初は「まだ早いかな」と思っていましたが、導入してみたら「もっと早く入れれば良かった」と感じます。
小規模な会社でも、現場が多い日や急な差し替えがよくある場合でも早めに導入したほうが後々楽だと思います。
「スマホで触るのが苦手」とか「アプリを開く習慣がない」など、50代以上でスマートフォンに慣れていない方は、戸惑う部分があるかもしれませんが、一度慣れてしまえば「KOMAINUだと上下番報告などが早い」と実感してもらえますし、最終的には全員が「これまでの運用方法にもう戻れない」と言うようになると思います。
