課題
- 創業から約5年間、紙・電話・LINEによる完全アナログ運用で伝達ミスが発生
- 朝6時半から代表への電話連絡が集中し、1人で全て対応する過重負担
- 自社20名に対し50名以上の現場・応援管理が複雑化し、属人化していた
- 請求処理や勤務確認が全て手作業のため、ズレやミスが多発
解決策
- 旧システムのPC故障を機に、クラウド型KOMAINUを導入しExcel運用から脱却
- 全隊員にアプリを配布し、スマホで予定・現場情報を確認できる環境を構築
- 年配隊員も抵抗なく利用を開始し、スムーズな定着を実現
- 紙伝票を併用しつつ、出勤・残業確認を段階的にデジタルへ移行
効果
- 請求処理や勤務確認の作業時間が大幅削減され、労務管理の正確性が向上
- 出退勤状況をリアルタイムで把握可能になり、紙伝票のミスが減少
- 隊員から「スマホで予定が確認できて助かる」と好評、現場連携がスムーズに
- 代表も「もうアナログには戻れない」と実感するほどデジタル運用が定着
創業5年目を迎える株式会社エスプラス（滋賀県大津市）。京都と滋賀を拠点に、地域密着型の警備業務を展開しています。現場数の増加とともに、アナログ運用の限界を感じていた中で選んだのは、警備業DXツール「KOMAINU（コマイヌ）」でした。
導入の背景や現場の変化などを森さんにお伺いしました。
紙と電話だけで50現場を回し続ける大変さ
導入前の課題を教えてください
導入前は、まさに「紙と電話とLINE」での完全アナログ運用でした。創業から導入まで約５年間ほとんどずっとです。
1週間単位で予定表を紙で配り、同時に電票を回収していました。上番・下番の報告もすべて電話やLINE。毎朝6時半には目覚まし代わりの電話が鳴るほど、全部私が受けてました。
当社はまだ小さい会社ですけど、応援の現場が多いんです。20人の自社隊員で、50人以上の現場を回しているので他社の応援管理も大変です。
こうした環境では、スケジュールのズレや伝達ミスが起こりやすく、さらに電話中心のため、現場と本部の間で「言った・言わない」のようなやり取りも発生していました。
小さい会社だから全部自分で受けてましたが、毎日何十件も電話が入ってくる。朝も夜も関係なく、どこかで必ず電話が鳴ってましたね。
このように、紙・電話・LINEを併用する非効率な仕組みの中で業務を回しながら、将来的な限界を感じていました。
「パソコンが突然壊れた」偶然のトラブルが、DX導入を後押し
導入を決めたきっかけを教えてください
直接的なきっかけは「他社システムの故障」でした。
以前は別のソフトを使っていましたが、でもクラウド型ではなくて、ローカルにインストールするタイプ。ある日、そのパソコンが突然壊れてしまって…そこから、もうどうしようもない状況になりました。クラウド対応ではなかったため、ハードのトラブルが即座に業務停止につながってしまいました。
そこから、しばらくは純粋にExcelだけで運用が大変でした。
以前からKOMAINUのプレゼンも何度か受けており、まさに、突発的なトラブルと以前からの関心が重なった「必然のタイミング」での導入だったといえます。
「思ったより簡単」と高齢隊員からも好評
導入時の隊員の反応はいかがでしたか？
アプリ導入は年配隊員のハードルが高いのでは？という懸念もありましたが、実際は想像以上にスムーズでした。当社も例に漏れず、年配の隊員さんが多いので心配していました。でも案外、抵抗なく使ってくれましたね。皆さんスマホでYouTube見たりしたりしてるので、ある程度スマホを使っている人は問題ありませんでした。
70歳の隊員も普通に触ってます。『どこ押したらいい？』と質問いただくことがありますが、慣れるのは早いです。実際に導入後も、「意外とすぐ慣れた」「スマホで予定が見られるのが便利」という声が多く、アプリに対する抵抗感はほとんどなかったと思います。
1日がかりの請求処理”が数時間に。現場も本部も「もうアナログには戻れない」
導入後のメリットを教えてください
管制も便利ですが、実は最も効果を感じたのは、請求処理のスピードでした。経理担当者から「請求や勤務時間確認の作業が減った」という声が上がっています。
最初は操作になれるという点で時間がかかりましたが、慣れてくると残業の確認が一気に楽になりました。紙の伝票と照らし合わせて、『あれ、違う？』といった確認が大幅に減りました。
当社では、勤務時間が短くても給与を満額支払う仕組みを取っており、法的な労働時間の記録が非常に重要です。KOMAINUで実働時間をちゃんと残せるようになったので、会社としても安心できるようになりました。
確認しました機能とか、ホワイトボード機能もいいですよね。まだ一部のフローで紙と併用してますが、徐々に移行していきたいです。
今からアナログに戻れって言われたら、もう無理です。現場と本部の両面で負担軽減を実感しています。
DXは“特別なこと”じゃない。正確で、速くて、シンプル。それがKOMAINUの強さ。
導入を検討している企業様へ一言お願いします
今思うと、アナログでやるより、KOMAINUの方が良いに決まっています。
電話で隊員の声を聞いて体調を気にかけるとか、そういう“人のやりとり（コミュニケーション）”は減ります。でもそれは別の形で補えばいい話。実務面では完全にデジタルの方が正確で早いです。
みんな本当はDXを意識していて使いたいと思ってるはず。
費用だけで迷ってるなら、逆に時間と手間を考えた方が良いです。導入して初めて分かりますけど、もう戻れません！
