課題
- 巨大なホワイトボード3〜4枚とExcelによる管理で、情報の更新や共有に限界があった
- 朝夕は100件近い電話が鳴り止まず、対応だけで午前中の1.5時間を消費していた
- 夜間の留守電確認に毎日30分を要していた
- 本社と２営業所の拠点間の状況が見えず柔軟な人員融通が困難だった
解決策
- ホワイトボードを撤廃し、全3拠点の配置状況をクラウドで一元化（中央管制化）
- 全隊員アプリ導入をサポートし、ボタン操作だけのかんたん報告へ移行
- 直感的な操作画面により、アナログ管理に慣れた内勤者も抵抗なくスムーズにデジタルへ移行
効果
- 朝の電話が約7割減、夜間留守電が40件→2件に激減し、出社直後から本来の業務に集中可能に
- 3拠点の稼働状況がリアルタイムで見える化され、拠点を超えた効率的な人員配置を実現
- 専用ダイヤル等の通信コストを月5万円以上削減し、「欠配」や連絡ミスも大幅削減
- 利便性向上により、従来実現が難しかった管制員や隊員の働き方改革に成功
福岡県にて、施設警備や交通誘導警備など幅広く事業を展開する株式会社にしけいセキュリティーサービス様。 3拠点・約300名の隊員を抱える同社では、長年「Excelとホワイトボード」によるアナログ管理と、朝夕の「電話連絡」に追われる日々が続いていました。
今回は、KOMAINU導入によって、どのようにアナログ管理から脱却し、劇的な業務効率化と拠点間連携を実現されたのか、お話を伺いました。
壁一面のホワイトボードと、朝から鳴り止まない100件の電話
―KOMAINU導入前は、どのように管制や勤怠管理をされていたのでしょうか？
以前は、基本的にはExcelベースで管理しつつ、日々の配置状況はホワイトボードを使って運用していました 。 当時は3日先までの配置を組むために、大きなホワイトボードを3〜4枚も並べて使っていたんです 。180〜200名規模の配置をボードに手書きで管理するのは限界がありましたし、何より場所も取りますから、これを何とかしたいという思いはずっとありました 。
―日々の隊員さんとの連絡手段はどうされていたのですか？
電話がメインでした。そのため、朝の上番連絡と夕方の下番連絡の時間は、電話回線がパンクするほど鳴り止まない状態でした 。 また、夜間19:00〜翌7:00は留守番電話で対応していたのですが、翌朝出社すると約40件もの録音が溜まっており、それを全件一件ずつ聞き起こすだけで20〜30分はかかっていました 。
特に朝8時頃が一番電話のピークなんです。以前はその対応に追われ、自分の本来の業務に取り掛かれるのが9時半頃になってしまうことも珍しくありませんでした 。電話対応だけが管制員の仕事ではないのです。
他社システムと比較して「圧倒的に直感的」だった
― 導入のきっかけを教えてください。
実は最初は「管制」ではなく「日報の電子化」が目的でした。手書きの日報を回収し、月末にまとめて処理するのが総務の大きな負担になっていたため、これを改善できるシステムを探していた際に、偶然インターネットでKOMAINUを見つけたのが始まりです 。
他社のシステムとも比較しました。 とある製品は業務感の印象が強い見た目、「手書きの日報を写真に撮って送る」といった機能など、システム自体が古い印象を受けました 。 一方でKOMAINUは、入力された情報に対してサインをもらうだけで完結しますし、何より見た目（UI）が非常に直感的で使いやすそうでした。配置画面の操作もスライド式で、これならホワイトボードと感覚を変えずに移行できると判断し、導入を決めました 。
隊員の名前でスライドして配置する操作は、ホワイトボードでネーププレートを動かす感覚に極めて近い。手動配置だけでなく、AIによる自動配置も好評。
高齢の隊員ほど高評価!?どんな年齢層でも定着しているアプリ
―平均年齢が60歳以上とのことですが、導入にハードルはありませんでしたか？
確かに一部の隊員の中には「電話の方がいい」「機械は苦手」という声もありました 。 ですので、導入時には対面でアプリの説明を行い、インストールまでサポートしました 。地道な作業でしたが、実際に使ってみると「画面を開いてボタンを押すだけ」というシンプルさがとにかく好評でした 。
思いがけないことに高齢の隊員ほど、「ボタンが簡潔で分かりやすい」と喜んでくれています 。 以前は電話が話し中で繋がらず、「何度もかけ直すのが面倒だった」という不満がありましたが、アプリならボタン一つで完了します。今では「もう電話には戻れない」と言ってくれる隊員がほとんどです 。
電話を70%削減で毎日1.5時間早出！早速現れた効果
― 実際に導入して、どのような変化がありましたか？
まず、電話の数が激減しました。 本社での朝の電話連絡は以前の100件程度から30件ほどに減り、夜間の留守番電話に至っては、40件あったものが今はわずか2件ほどです 。 また、隊員連絡用に以前から契約していたフリーダイヤル等の通信費も、月額7〜8万円かかっていたものが2万円台になり、コスト削減にも繋がっています 。
現場の私としては、「朝の時間」が生まれたことが一番大きいです。 電話対応がなくなった分、出社してすぐに本来の業務に取り掛かれるようになり、毎日約1.5時間の業務時間を創出できています 。 １日単位でみてもやや大きな効果ですが、１ヶ月、１年単位で考えると膨大な削減効果です。
また、以前は「言った言わない」のトラブルや、Excel入力漏れによる「欠配（手配漏れ）」のリスクがありましたが、KOMAINUでリアルタイムに状況が見えるようになったことで、そうしたミスや確認の手間もなくなりました 。
3拠点の状況を「見える化」。意外な機能も好評
― 他にメリットを感じている点はありますか？
管制側ですと、本社、久留米、北九州の3拠点の状況が一元管理できるようになった点です 。 これまでは他拠点の配置状況が全く見えず、「人が足りない」と言われても実態がすぐに分かりませんでした。今は全拠点の状況が大型モニター上で見えるため、「北九州の現場だけど、本社のこの隊員が近いから行ってもらおう」などといった、拠点を超えた柔軟な配置が可能になりました 。
また、 隊員さんからは意外な機能が好評で、特に女性隊員からは「トイレ検索機能」が喜ばれています 。現場近くのトイレがすぐに分かるのは、現場で働く隊員にとって切実な問題解決になったようです。 また、新築現場など住所が決まっていない場所でも、地図上の「座標」で正確な位置を送れるため、道に迷う隊員が減ったのも助かっています 。具合が悪くなった隊員が座標機能で知らせてくれたこともあり、管制も冷静に対応することができました。
もう、かつての運用方法に戻りたくありません
― 最後に、導入を検討されている方へメッセージをお願いします。
導入に踏み切れない理由の一つにコスト面があるかもしれませんが、実際に導入してみると、それ以上の「時間的コスト」の削減効果があります 。 50名、100名規模の会社であれば、導入することで内勤者の負担は劇的に軽くなるはずです 。すぐに体感するでしょう。
また、中規模以上の会社だとDX化・システム運用に対して腰が重い方もいらっしゃるかもしれません。ですが考えてみてください。休日に隊員の配置や現場の情報を確認するためだけに、ホワイトボードを確認するためだけに出社するのは現実的でしょうか。今はクラウド上で会社にいなくても、どこでも、管制も隊員も確認できます 。 アナログな運用に限界を感じているなら、ぜひ一歩踏み出してみることをお勧めします。時間的コストの削減だけでなく、利便性向上による働き方改革にも繋がります。
