神奈川県西部を拠点に、交通誘導などの2号警備を展開する「株式会社あしがら警備」。
同社の最大の特徴は、創業初日から警備業向けDXソリューション「KOMAINU」を導入したこと、そして隊員の平均年齢が70歳であることです。
「高齢者にITは無理」「最初はExcelで十分」……そんな業界の固定観念を、いかにして打ち破ったのか。
一人で20名の隊員を管理し、創業時から事務負担を最小化させた「攻めのDX戦略」に迫ります。
課題
- 創業時の管理体制： 事前にアナログなExcelやノートでの管理に限界を予見
- システムの一本化：複数システムの活用はかえって複雑になるため可能な限り１本化したい
- 高齢隊員のIT適応： 平均年齢70歳という高齢な組織でシステムが浸透するかという懸念
解決策
- 創業時からのKOMAINU導入： 最初からシステムに会社を合わせる一本化した管理体制の構築
- 直感的なUIでの教育： LINE感覚で操作できるシンプルな画面による高齢隊員へのスムーズな普及
- ペーパーレス報告の徹底： スマートフォンによるチャット連絡と電子報告書の活用
効果
- 事務作業の劇的な短縮： 20名分の給与締め作業を1時間未満で完了
- 電話連絡の消失： 上下番や乗換報告の電話がほぼゼロになり、静かな管制環境を実現
- リソースの有効活用： 代表一人のバックオフィス体制を実現
「後から」では遅すぎる。創業時だからこそ実現した管理の一本化
——KOMAINUを導入されたきっかけを教えてください。
下田様： 私は建設会社も経営しており、そこでは30年以上前の古いシステムやExcel、複数のソフトが混在し、管理が非常に複雑になっていました 。
その苦い経験から、警備会社を立ち上げる際は、最初から一本化された管理体制にしたいという強い動機がありました。
新規立ち上げ時にはExcelやノートで管理を始めがちですが、実際にやってみると必ず無理が生じます 。
さらに、警備業の労務管理は複雑ですから、最初からシステムに会社を合わせてしまった方が、後から導入するよりも結果的に一番早いと判断しました 。
高齢隊員のITアレルギーを克服した「30分」のレクチャー
——隊員の平均年齢は約70歳とのことですが、スマートフォンの操作に抵抗はありませんでしたか？
下田様： 正直、最初は高齢の隊員にスマホ操作は難しいのではないかという不安もあり、1時間の研修を予定していました 。
ところが、実際にやってみるとわずか30分でほぼ全員が基本操作を習得できたのです 。
画面が非常に見やすくボタンも少ないため、LINEが使えるレベルであれば誰でも直感的に操作できる設計だったのが大きかったですね 。
——現場での運用はどのように変化しましたか？
下田様： 最大の利点は、人と人が直接電話でやり取りしなくても、すべてのプロセスが完結することです 。
現在、隊員からの連絡はほぼすべてチャットで行われ、電話での報告を受ける機会はほぼ存在しません 。
隊員たちも使いやすさから自発的に活用しており、今では給与明細のメールが少しでも遅れるとチャットで催促が来るほど浸透しています 。
代表一人で20名を管理。圧倒的なバックオフィス効率
——現在の管理体制について教えてください。
下田様： 現場の配置、受注入力、契約起案、給与集計、顧客への請求まで、基本的な業務はすべて私一人で実施しています 。
KOMAINUのおかげでこれらの業務が簡単に、サクッとできてしまうため、専任の内勤スタッフを置かずに済んでいます 。
例えば20名分の給与締め作業ですが、全体で1時間もかかりません 。
警備報告書もメールで送付できるため、隊員たちはKOMAINUで確認しています。
また、顧客は過去の記録を遡りやすく、特に役所の仕事では漏れがなく非常にスムーズに処理が進み助かっています 。
アナログ管理なら膨大な時間を取られていたであろう業務が、今は「時間が取られている」という感覚すらありません 。
時間を買うことは、会社の成長を買うこと
——これからDXを検討している新規企業へアドバイスをお願いします。
下田様： 初期投資を切り詰めてアナログに固執するのは、スタートアップにとって最も損な判断だと思います。
最初からDXツールを導入することで、空いたリソースを求人活動に費やすことができ、結果的にミスも減らせるからです 。
人件費や管理コストを考えれば、実は決して高い投資ではありません。
正直なところ、あまりに便利すぎて他社には教えたくないほどです…！
