愛知県の警備会社・株式会社アイアール（https://www.kk-ir.net/）は、増員と案件拡大に伴い、ExcelとLINEによる管制運用に限界を感じていました。KOMAINUを導入することで、連絡の一括配信・現場情報の一元化・直行直帰運用を実現。「夜中までかかっていた連絡業務が夕方までに収まる」ほどの負荷削減に成功しました。さらに、これまで丸一日を費やしていた経理・勤怠管理作業がわずか1〜2時間に短縮されるなど、バックオフィスを含めた全社的な生産性向上を果たしています。
導入前の課題
- 属人運用の限界：Excelで案件と隊員を管理し、連絡はLINEで個別送信。情報の同期が困難に。
- 連絡ミスのリスク：地図や指示の誤送・送り漏れが発生しやすく、確認作業で深夜残業が常態化。
- 経理作業の二度手間：勤怠情報を別の経理ソフトへ手入力し直す必要があり、膨大な工数が発生。
- 現場情報の分散：現場住所・集合場所・注意事項がトーク履歴に点在し、検索性が著しく低い。
管制スタッフ4人で250人を回す体制。深夜残業の原因は？
― 導入前、どのような課題がありましたか？
アイアール様：当時はExcelの案件表に会社名や現場情報を整理し、確定した配置をLINEで隊員さんへ個別連絡していました。4人の管制メンバーで最大250人規模を回していたため、手作業による限界が来ていました。
特に辛かったのは送信作業です。一人ひとりに送る中で、宛先を間違えたり、古い地図のURLを送ってしまうといったミスがしょっちゅう起きていました。 こうしたミスは現場でのトラブルに直結するため、確認作業だけで夜中までかかることが珍しくありませんでした。
また、バックオフィス側の負担も深刻でした。経理面でも「警備報告書」の回収を電話やLINEで催促し、届いた内容を別の経理ソフトへ一から打ち直すという、アナログな二重の手間に苦しんでいました。
警備現場の「動き」を知り尽くした操作性が選定の鍵
― KOMAINUを検討・選定した決め手は？
アイアール様：
現場運用に即したUIで、案件から人員配置、連絡までを一気通貫で完結できる点が優れていると感じてストレートに導入を決めました。特に深刻な課題だった「配置から実績入力まで」のフェーズが、システム内でスムーズに繋がることに魅力を感じました。約1年かけてExcel・LINEと併用しながら段階的に移行できた柔軟さも、導入の決め手になりました。
「全員が使える」まで寄り添う。250名規模の管制が、混乱なくシステムへ移行できた理由
― 人数が多いですがどのように定着させたのですか？
アイアール様：
一気に切り替えるのではなく、約1年かけてExcel・LINEと並行運用しながら、自分たちのペースで段階移行できたのも大きかったです。 平均年齢は50〜60代ですが、下は10代から上は70代まで幅広いです。 スマホ操作に不慣れな方のために、年1回の「現任教育」のタイミングを活用しました。 200人規模が集まる場でアプリのインストールを一斉に行い、ログインできない人には個別でパスワードを入れてあげるなど、対面で徹底的にフォローしました。 これにより、1年後にはスムーズな本格移行が実現しました。
丸1日の経理作業がわずか2時間に！管制だけじゃない驚異の事務効率化
― 実際に使ってみて、どのような変化がありましたか？
アイアール様：
管制側でまず感じたことは、一括送信機能により、連絡ミスはほぼゼロになりました。 以前は「夜中まで」かかっていた作業が、今では「夕方」には終わるようになり、管制の拘束時間が劇的に改善されました。 また、隊員さんからは「現場住所」と「集合場所」が別々に表示されるのが分かりやすいと好評です。 以前はLINEで説明しても、当日朝に「どこに行けばいいですか？」という電話がよくありましたが、今は導線が明確なので問い合わせも減っています。
事務方としても、丸一日かかっていた勤務状況の入力作業が体感で1〜2時間に短縮されたのは、経営上の大きなメリットです。管制のイメージが強いKOMAINUですが、経理にもしっかり対応しています。現在はまだテスト中ですが、警備報告書の勤怠時間を一括コピーできる機能もあるので、今後は活用して報告書の回収・確認作業がさらに楽になると期待しています。
保守的な業界だからこそ、DXが「選ばれる理由」に。若年層に響く次世代の警備運用
― 導入を検討されている他社へ一言をお願いします。
アイアール様：
警備業界はアナログ運用で保守的なイメージがありますが、若手を採用していくならデジタル化は不可欠です。 こうしたクラウドのDXソリューションがあることで、隊員さんは会社に寄らず「直行直帰」がしやすくなり、結果として採用力アップにも繋がります。いきなり全てを変えるのではなく、まずは連絡業務から、というステップを踏めば、アナログな組織でも無理なくしっかりと変われます。
