株式会社セキュリティトラストは、青森県八戸市に拠点を構え、一号・二号警備業務を展開する気鋭の警備会社です。前身の警備会社から独立して設立された比較的新しい同社は、開業当初から「アナログ運用からの脱却とシステム化」を重要課題として掲げていました。 スタートアップ企業として限られた予算の中で、従業員の働きやすさを第一に考えた結果、クラウド型オールインワン警備業システム「KOMAINU」を開業時から導入。現在は平均年齢40代後半・13名の隊員がシステムを活用しています。 今回は、導入の背景や選定理由、リアルな現場での運用状況と今後の展望についてお話を伺いました。
課題
- 前身企業のアナログ運用から脱却し、開業時からシステム化を目指すも、他社システムは初期コストが高くスタートアップには資金的に厳しかった
- 紙の報告書にサインをもらい、控えを会社に持ち帰る運用が従業員の大きな負担になっていた
- 複数の外部シフトアプリやツールを使い分けており、情報共有や管理が煩雑だった
解決策
- 他社システムの数分の一と、スタートアップに適した低コストの「KOMAINU」を導入
- 現地でスマートフォンからサインをもらって完結する「警備報告書機能」により、ペーパーレス化を実現
- 入社時に全員を一堂に集め、1時間の端末操作研修を実施することでスムーズな移行をサポート
効果
- 初期投資を最小限に抑えつつ、開業段階からのデジタル化・業務効率化に成功
- 紙の報告書を持ち歩く手間が省け、現場隊員の事務負担と移動の負担が大幅に軽減された
- 63歳の最年長隊員も含め、全員がシステムに順応。複数の外部ツールを社内一括サービスへ統合する基盤が完成した
圧倒的なコストパフォーマンスと“従業員目線”が導入の決め手
―KOMAINU導入のきっかけや選定理由を教えてください。
前身となる会社が完全なアナログ運用だったこともあり、独立して新会社を立ち上げるにあたっては、開業のタイミングで最初から新しいシステムを入れたいと考えていました。
複数のシステムを比較検討したのですが、他社のシステムは初期導入コストが150万〜250万円ほどかかるものが多く、スタートアップ企業には資金的にかなり厳しいものでした。そんな中、KOMAINUは初期費用が圧倒的に安く、コスト面での強みが非常に大きかったのが最初のきっかけです。
また、機能面でもKOMAINUは「従業員向け」に考えられていると感じました。他社システムは企業側の管理色が強く、私たちが求めていた報告書機能など、全体的に従業員のために考えられた機能がありませんでした。KOMAINUなら現地で報告書にサインをもらうことができ、紙の控えをわざわざ会社に持ち帰る手間が省けます。 これが最終的な決め手となり、開業前から契約して導入を進めました。
1時間の研修でスムーズな導入を実現
―導入にあたって、隊員の方への研修などはどのように進めましたか？
隊員が入社したタイミングで、全員を集めて一斉に研修と説明を実施しました。法定研修にプラスアルファする形で、KOMAINU単独の操作研修を1時間ほど行いました。
全員で実際にスマホを操作・入力してもらいながら、横で私たちが説明していくスタイルで進めたのが良かったのだと思います。当社の最年長の隊員は63歳になりますが、その方も含めて「難しい」「使えない」といった抵抗感を示す声は基本的に出ませんでした。
最初は報告書の作り方に慣れず小さなミスなどありましたが、現在は大きな課題はなく、皆スムーズにアプリを使ってくれています。
新機能「KOMA ORDER」や「契約グループ」への期待と活用
―顧客が直接受発注できる新機能「KOMA ORDER」や、報告書をまとめる「契約グループ機能」についてはいかがですか？
「KOMA ORDER」については、既存の工事現場のお客様よりも、ホームページからの新規流入や、「警備員を探しています」といった問い合わせフォームからの連携など、一号業務の臨時警備の受注ツールとして特にメリットがある機能だと思いました。
「契約グループ機能」はとても良いですね！ 同じ現場に行く場合でも、日によって「日勤」と「資格者日勤」などで伝票を2枚に分けなければならないことがあり、お客様からも1枚にまとめて表記してほしいと要望されることがあります。複数の勤務パターンをグループ化して1枚の報告書にスッキリまとめられるので、ぜひ今後活用していきたいです。
スタートアップ企業へ「従業員目線でのシステム選びを」
―最後に、導入を検討中の方へメッセージをお願いします。
これから事業を始めるスタートアップの企業さんには、非常におすすめです。うちもそうでしたが、導入や切り替えのコストが圧倒的に安いというのは経営において非常に大きなメリットになります。
また、システムを検討する際は「従業員の負担を減らす」という視点を忘れないでほしいです。どうしても管理する側の人間が「自分たちの事務作業が楽になりたい」と考えがちですが、これからの時代は従業員が働きやすい環境を作らないと仕事になりません。従業員目線で考えられ、現場の負担を減らせるシステムを選ぶことが大切だと思います。
