課題
- 紙ベースの日報やExcel管理によるアナログ運用と情報分断、手入力ミス
- 月末処理に何日もかけて確認と修正を行っていた
解決策
- KOMAINUを導入し日報の電子化
- KOMAINUによる管制業務のシステム化
効果
- 勤務データ集計の自動化による月末業務の大幅な短縮
- リアルタイムでスピード感のある日報提出
- 1日3時間20分の作業削減、情報の一元管理によるミス削減
- アウトプットの体裁の統一化
岩手県を拠点に、交通誘導警備・イベント警備・駐車場警備などを展開するアネシス株式会社。2021年から地域密着型で事業を展開しながらも、業務改善や新しい仕組みづくりに積極的に取り組んでいます。
今回は、クラウド型警備業務DX化システム「KOMAINU」の導入によって実現した「月末月初業務の大幅な削減」や「少人数での管制体制」など、具体的な効果と現場の変化について、代表取締役の羽根川さんに詳しくお話を伺いました。
紙とExcel管理による非効率さを強く実感
――KOMAINU導入前はどのような課題がありましたか？
羽根川さん：
当時は、日報や上下番の報告を紙やExcelで行っていて、配置表もExcelで作成し、PDFにして毎回送る必要がありました。急な配置変更が現場に伝わらず、行き違いが発生することもあり、お客様にご迷惑をかけたこともあります。
また、Excelは複数人で同時に扱えないため、誰がどこまで対応したか分からなくなることが多く、作業の重複や確認漏れが頻繁に起きていました。特定の人しか分からない情報も多く、アナログ化も深刻でした。こうした状況では業務の全体像が見えにくく、入力ミスや二重作業も増えがちで、「このままでは業務が回らなくなる」という危機感がありました。
報告書を電子化したい、現場目線で選ばれたツール
――KOMAINUを導入することになったきっかけを教えてください。
羽根川さん：
導入を検討し始めたのは、「紙の報告書を無くしたい」という思いがあったからです。手書きやExcelでの運用は非効率で、業務の精度にも課題を感じていました。
いくつかのツールを比較する中で、KOMAINUは操作がシンプルで現場にもなじみやすそうだと感じました。チャットやPDF添付、自動集計といった機能も、警備業務に必要なものが最初からそろっていて、実務との親和性が高かったですね。
特に高齢の隊員でも直感的に使えるUIだったのが決め手でした。「これならうちの現場でもしっかり運用できる」と、導入後のイメージが自然と描けたんです。
最近他社の管制ツールを見る機会がありましたが、正直スムーズな運用が難しそうだと感じ、やはりKOMAIUにして正解だと思いました。
全世代を巻き込んだ丁寧な導入体制
――導入時の社内の反応や工夫したことはありますか？
羽根川さん： 現場への定着を意識して、一斉研修ではなく、各隊員に合わせて1人ずつ丁寧にレクチャーしていきました。マニュアルは動画と紙の両方を用意し、実際の端末でKOMAINUをインストールしながら、手順書を見て一緒に操作するスタイルです。
特に高齢の隊員にも配慮しながら進めたのですが、70代の隊員も含め、思った以上にみなさんスムーズに使えるようになりました。わからないところはその場で都度確認できたので、現場での混乱もほとんどなかったです。
さらに印象的だったのは、現場から「こうやった方が使いやすい」「ここはこうすると便利」といった声が自然と上がってきたことです。そのうちに隊員同士で教え合うようになり、結果的に現場の中でナレッジが自走するような文化が生まれていきました。
月末月初の業務が８日から１日へ削減──導入後の変化
――導入後、どのような効果がありましたか？
羽根川さん： 一番大きかったのは、業務の一元化による効率化です。KOMAINUを導入する前は、隊員の配置、受注管理、請求書の作成、給与計算など、すべてが別々のデータやツールで管理されており、月末月初の締め作業がとにかく煩雑でした。当時は締めから月初の確認作業が終わるまで８日ほどかかっていましたが、それが今では、KOMAINUだとすべて完結できるようになったことで１日で完了します。1日と言っても実質の作業は５秒くらいと言っても過言ではありません。
特に効果を実感したのは電話連絡の削減です。以前は1人に4分かかっていた上下番の確認を電話でしていましたが、それがチャット機能に置き換わったことで、1日あたり3時間20分もの業務時間を削減できました。今では30人規模の現場でも、1人の内勤スタッフで十分に対応できています。
さらに、全員が同じ画面で情報を見られるようになったことで、「あの人に聞かないと分からない」といったアナログ運用が解消され、伝達ミスや確認漏れもほとんどなくなりました。
業務のアナログ運用をなくし、誰でも回せる仕組みへ
――導入を検討している企業にメッセージをお願いします。
羽根川さん： 今後、どの業界でも人手不足はますます深刻になっていくと思います。だからこそ、「誰がやっても同じように業務が回る仕組み」をつくっておくことが重要です。KOMAINUはそうした仕組みづくりにしっかり応えてくれるツールだと実感しています。
最初は、紙の方が安心という感覚があり、アナログな運用を変えるのには正直不安があるかもしれません。でも実際に使ってみると、「あれ、思ったより簡単？」「これなら現場でも使える」とすぐに馴染むと思います。そして紙よりも確実に早く、確認漏れやミスも減る実感をすると思います。
導入を迷っている企業の方は、まずは一度、自社の業務フローを見直してみてください。「ここ、無駄が多いな」「この作業、あの人しかできないな」といったアナログな部分が見えてくるはずです。そうすれば、KOMAINUがどれだけ有効か、きっと実感できると思います。
