課題
- ホワイトボードとマグネットによるアナログな配置管理が限界に
- 上下番の電話連絡が夕方に集中し、業務が滞る
- Excelとの二重管理による非効率と手間
- 人手不足の中、拠点ごとの人員配置業務が属人化
解決策
- KOMAINUによる一元的な配置・報告管理と見える化
- スマートフォンでの申請・報告に対応し、現場からの連絡を効率化
- ドラッグ＆ドロップによる直感的な操作で社員にも浸透
- リアルタイムでの確認により、業務のスピードと精度が向上
効果
- 心理的な負担が半減し、現場のストレスが軽減
- KOMAINUで「人がやるべきこと」と「任せること」を明確に
- 休暇申請がデジタル化され、対応スピードと透明性が向上
- 将来的な管制の集中化を見据えた体制構築の基盤に
東アジア警備保障有限会社は、岩手県を拠点に青森（弘前）、秋田（大館・能代・秋田）東北地方の5拠点で事業を展開する警備会社です。
平成13年に東北ビル管財から分社化し、現在は約250名の誘導員を抱える地域密着型企業として1号・2号警備業務に取り組んでいます。
以前は、各拠点でホワイトボードと電話を用いたアナログな業務運用が主流でしたが、連絡のアナログな運用や人手不足のなかで効率的な運用への転換が急務に。
そこで導入されたのが、クラウド型オールインワン警備業システム「KOMAINU」。２号警備の隊員約120名が活用しています。
業務の見える化と効率化を進めることで、現場のストレスも軽減。今後は管制を一か所にまとめる体制づくりにも役立つと準備を進めています。
今回は、導入の背景から現場での変化、そして今後の展望まで、東アジア警備保障のご担当 加藤さんに詳しくお話を伺いました。
人手不足と連絡集中の限界──KOMAINU導入の背景
――KOMAINU導入前は、どのような課題がありましたか？
加藤：完全にアナログでした。どこの会社もそうだと思いますが、ホワイトボードに1週間分の予定を書き、隊員の名前を書いたマグネットを貼って管理していました。急な変更にも対応できるという意味ではアナログにも利点がありましたが、先々の予定は「Excel」で別管理しており、それをホワイトボードに反映する作業は手間でした。
そして連絡手段も「電話」で、例えば大館営業所では10～15人の隊員から現場終了の連絡が夕方に一斉に来るため、15:30～17:00の間はその対応で他の仕事ができないほどでした。各拠点ごとに業務管理担当が配置をしていましたが、今後はそれを1人で完結できるようにしたいと考えています。
導入の決め手は直感的な操作画面
――導入の決め手は？
加藤：画面がシンプルで見やすかったこと、そしてドラッグ＆ドロップで直感的に操作できる点です。導入のきっかけとして、その操作性の良さが最も大きかったですね。
――導入プロセスでの工夫は？
加藤：導入にあたっては、一部の拠点ではスマートフォン保有率が99%と高く、スムーズに移行できました。「まずはとにかくやってみよう」という姿勢で進め、ある程度の操作に慣れたスタッフが主導することで、想像よりも比較的短期間で切り替えることができました。現在、施設部門ではまだ導入できていませんが、課題解決に向けて検討中です。
見える化と申請のしやすさで心理的負担を軽減
――導入後の変化は？
加藤：現在は主に配置の連絡と上下番の報告に活用していますが、リアルタイムで状況確認ができるのが非常に便利です。誰がどの現場に何時に入って、何時に出たかなどがすぐに分かります。今まで電話運用ではなかなか見えなかった部分がKOMAINUによって見えるようになったことが大きな変化ですね。
そして何より心理的な負担の軽減が大きかったです。上下番の連絡を受けたり送ったりする手間が減り、資料を現場に直接届ける必要もなくなりました。感覚的には、心理的なストレスは10から5くらいまで減ったと思います。
また、休暇申請機能を導入したことで、隊員が自発的に申請を出すようになりました。今までは事前に電話などで相談を受けていたのですが、今は申請がデジタルで上がってくるようになり、対応もしやすくなっています。
コミュニケーションとツールのバランス
――隊員の反応はいかがですか？
加藤： 特に大きな不満は出ていません。現場の隊員から文句が出てこないということは、それだけ使いやすく、支障がない証拠だと思っています。新しい現場への配置の際には、事前に一言根回しがあるとスムーズだという声もありますが、活用がきっかけで、必要な部分では人とのコミュニケーションを行い、そうでない場面はKOMAINUが支えるというバランスが大事だと感じました。
KOMAINUへの要望と今後の展望
――今後KOMAINUに期待することはありますか？
加藤： 最終的には管制を1か所に集約して、より効率的な体制を目指したいです。そのために、通知アイコンへのバッジ追加や、休暇申請の修正制限、申請種別の色分けなどがあるとより使いやすくなると感じています。KOMAINUに期待しています。
――貴社の展望はありますか？
加藤： 次は警備報告書の機能を活用していく予定です。紙での記入・回収・集計に比べて、アプリ上でのサインだけで済むため、大幅に手間が省けることが期待されており、お客様にも「こういう形に変わりますよ」とご案内していけるよう準備を進めています。
導入を検討している企業へ
――最後に、他社へのメッセージをお願いします。
加藤：やるかやらないか。それだけだと思います。導入することで、今まで見えなかった課題が見えるようになり、結果的に業務が良くなったと感じています。もちろん、光が強くなれば影も強くなるというように、新たな課題が見えることもありますが、それも前進の一歩です。
