課題
- 日報・タイムカード・申請など紙運用が前提で、事務作業が煩雑
- 本社・支社での情報共有や現場対応が属人的かつ非効率
- 配置や勤務時間などの管理がブラックボックス化していた
解決策
- KOMAINUによるデジタル化とデータ一元管理
- スマホで完結する上下番報告・日報入力により現場業務を省力化
- 支社とのデータ共有や確認もリアルタイムで可能に
効果
- 現場の報告・連絡・記録の業務が大幅に簡略化
- 集計作業が不要になり、経理・本社管理業務の負荷が大幅軽減
- デジタル運用の基盤ができ、将来的な業務最適化への土台に
- 他事業のDX化のきっかけにもなった
有限会社岡田興業は、長野県諏訪市に本社を構える建設会社で、主にとび工事一式、仮設足場工事、建て方工事などを手がけています 。
2024年には新規事業として警備業「スマイルセキュリティ」を開始し、交通誘導警備を中心に地域の安全を支える取り組みを展開し急成長を遂げています 。
そんな岡田興業が、警備業務のDX化に向けて導入したのが「KOMAINU」。現場業務の省力化や情報の見える化を進めるため導入しました。
今回は、導入のきっかけや実際の活用方法、運用後の変化までを、岡田興業代表取締役の岡田勝さん、広報の伊藤あかりさんにお話しいただきました。
紙の限界、情報の分断──KOMAINU導入の背景
――KOMAINU導入前はどのような課題がありましたか？
伊藤さん：以前は、ほとんどの業務が紙で回っていました。日報もタイムカードも休暇申請も、全部紙。上下番の報告も、現場で用紙に手書きして、それを回収して、最終的には本社で人の手で集計していたんです。
それが数人の隊員だけならまだしも、現場の件数や人数が増えてくると、単純に処理にかかる時間も増えていきます。記入漏れや書き間違い、回収モレも当然出てきますし、確認の手間も一つひとつ大きくなっていく。書いた本人でないとわからないこともしばしば。
たとえば、誰が何時に現場に入って、何時に上がったのかという細かい部分も、あとから確認しようと思うと、紙から探すしかありません。タイムリーな状況把握ができないだけでなく、記録が曖昧だと、労務管理や手当の支給に影響することもあり、現場を適切に管理する上で、かなりのリスクだと思っていました。正直、「これは限界だな」と日々感じていました。
直感的な操作性と、現場視点の設計が決め手
――数あるツールの中で、KOMAINUを選んだ理由は？
岡田さん：いくつか警備向けのシステムを見ていた中で、KOMAINUは初めて見たときから「これは当社でも使えそうだな」と思える操作画面でした。直感的に、感覚で操作できる。特別なITスキルがなくても、現場のスタッフがすんなり受け入れられるように設計されていると感じたんです。
伊藤さん：最初に操作画面を見たときに、パッと見で分かる安心感がありました。操作が複雑だったり、メニューが多すぎたりすると、それだけで導入へのハードルが高くなりますが、KOMAINUはそれがありませんでした。上下番の報告、日報の入力、休暇の申請など、必要なことだけに絞られていて、誰でも迷わず使えるだろうなとすぐに思いました。
岡田さん：それと、全体的によく現場目線で作られているなと感じたのが大きいですね。「こういうのがあったら助かるよね」というツボをきちんと押さえている。導入前に実際の画面を一緒に見ていく中で、ますます「うちの隊員でもいけるな」と確信を持てた瞬間がありました。
伊藤さん：加えて、導入前からサポート体制がしっかりしていることも分かっていたので、不安なく始められました。操作説明も分かりやすく、こちらの疑問にも丁寧に応えてもらえたので、導入を前向きに進められたと思います。
「とりあえずやってみよう」で一歩を踏み出した
――導入プロセスで工夫したこと、苦労したことはありますか？
岡田さん：KOMAINUの導入にあたっては、あまりかしこまった進め方はしていなくて、むしろ「とりあえずやってみよう」というスタンスで始めました。現場で実際に使ってもらいながら、必要なところを少しずつ整えていくというかたちです。
伊藤さん：最初に管理画面を見ながら、「こういう風に入力するんだね」とみんなで確認して、試験的に触ってもらいました。スマホが苦手なスタッフも一部いましたが、KOMAINUは項目がシンプルなので、操作に迷うことはほとんどなく、慣れるのも早かった印象です。
導入してよかったのは、紙や電話のやりとりが少なくなって、現場も本社も余計なストレスが減ったことです。正直なところ、最初は“使える人だけが使えばいい”くらいの気持ちでスタートしましたが、結果的にほとんどの隊員が問題なく使えるようになって、想像以上にスムーズな立ち上がりでした。
岡田さん：「一気に完璧にやる」のではなく、「できることから少しずつ始めていく」ことで、現場に無理なく馴染んでいったんだと思います。今振り返っても、この“まずはやってみるスタート”が成功のポイントだった気がしています。
DX化が業務の負担が10分の１に!?
――導入後、どんな変化を感じましたか？
伊藤さん：一番の変化は、やはり「記録にかかる手間」が大幅に減ったことです。体感的には、手間が10から1になった感覚です。上下番の時間や勤務実績がリアルタイムで入力され、すぐに確認できるようになったことで、「あの人、今日はどこに何時から入ったんだっけ？」と紙をめくって探したり、本人に聞き直したりする必要がなくなりました。
今までの紙の日報では、現場で書いて→集めて→本社で確認して→手でまとめて…と一連のフローがありました。それがKOMAINUでは、入力した情報がすぐに本社に共有されているので、集計作業や確認の時間が驚くほど減りました。
岡田さん：実は以前まで、月末の実績確認にかなり時間を取られていたんです。「日報が足りない」「字が読めない」「計算が合わない」といった小さな積み重ねが、結局、全体のスケジュールを圧迫していました。でも、今はKOMAINUで管理しているので、月末もすごくスムーズ。数字の整合性が取れているから、確認作業も短縮されました。
それと、勤務の実績が“見える化”されたことで、隊員自身が「今月どのくらい働いたか」「あと何日入れそうか」を自分で把握できるようになったんです。これは意外と大きなポイントでした。勤怠の自己管理ができるようになったことで、無理なシフト調整や伝達ミスも減って、全体の流れが整った印象です。
岡田さん：あとは、休暇申請の機能も便利ですね。申請がスマホから上がってくるようになったので、タイムリーに内容を確認して、すぐにOKか否かを判断できる。電話や手書きの申請書の時より、はるかにスムーズになりました。気軽に申請しやすい雰囲気になったことで、隊員の働き方への意識にも少し変化が出てきている気がします。導入前に比べて、全体の“見通し”が良くなったという感覚がありますね。誰がどこにいて、どう働いていて、どこに余裕があるのか。KOMAINUを通じて現場と本社の情報がつながったことで、判断のスピードも上がりました。
“会社全体の土台”になるようなツールに育てていきたい
――KOMAINUに対して、今後期待することはありますか？
伊藤さん：KOMAINUって、“これから一緒に育てていけるツール”という感覚があるんです。サポートもしっかりしているし、相談にも柔軟に応じてもらえるので、こちらからも遠慮なく声を上げていけます。
岡田さん：今はようやく基本機能をうまく使えるようになってきた段階なので、これからさらに社内に浸透させて、定着を進めていきたいです。その上で、今後もっと「会社全体の業務最適化」に役立てていけたらと思っています。実はKOMAINUで警備事業をDXしたことがきっかけで、メインの建設業にもDX化する流れになり、きっかけとなっています。
そして最終的には、「より安心して働ける現場」をつくっていきたい。KOMAINUには、これからの業務改革の“中心”として、ますます活躍してもらう予定です。
