課題
- 紙の日報の回収遅延による給与・請求業務の圧迫
- 同一情報の重複入力による作業負担
解決策
- KOMAINUを導入し、日報・シフト・配置のデジタル一元管理を実現
- クラウド型のKOMAINUにより複雑な社内ネットワーク管理の解消
効果
- 正確な勤怠データに基づいた業務運用
- 業務の属人化解消
- 作業工数の大幅削減
スカイコーポレーション株式会社は、東京都を拠点に交通誘導警備（2号警備）を中心とした事業を展開する警備会社です。中央線や西武線沿線のマンション建築現場を中心に、大手・中堅ゼネコンやハウスメーカーと取引を行い、現在は約100名の隊員が在籍。地域に根ざした機動力の高い体制で、首都圏の安全を支えています。
以前は、Excelでのシフト作成や紙の日報、電話連絡による情報共有が主流でしたが、日報回収や勤怠処理の煩雑さ、属人化による業務負担の増大が課題となっていました。
そうした中、日報電子化と現場業務の効率化を目的に導入されたのが、クラウド型オールインワン警備業システム「KOMAINU」。
代表の沼嵜さんは、東京都警備業連盟の理事をはじめ、東京都警備業協会の交通警備業務部会・女性部会・本部業務適正化委員会など、数多くの役職を兼任しながらも、業界全体の改善と並行して自社の業務の仕組み化にも真摯に取り組まれています。
今回は自社の業務改善に取り組む理由やKOMAINU導入の背景、現場の変化、今後の展望までを詳しく伺いました。
紙の日報とExcel管理による業務の煩雑さ──KOMAINU導入の背景
――KOMAINU導入前はどのような課題がありましたか？
沼嵜さん：
営業、管制、経理でそれぞれ異なるシステムを使っていて、同じ顧客情報を何度も入力する必要があり、非効率さを感じていました。日報も紙で、現場で記入・提出する必要があったため、回収に手間がかかっていました。
紙の日報はその日のうちに提出されることは稀で、締め日直前にまとめて提出されるケースが多く、給与計算や請求処理が集中する要因になっていました。未提出の隊員に対しては、営業スタッフが電話で催促したり、現場まで回収に出向くことがよくありました。
さらに、電話連絡での配置指示では、「言った・言わない」といった伝達ミスや認識違いも少なくありませんでした。たとえば「定時で終わった」と聞いていたのに、後から日報を見たら30分の残業が記載されていて、すでに給与処理が済んだ後だった…というケースも。正確な労務管理が難しい状態でした。
DX支援プロジェクトを契機に、現場課題と向き合いながらKOMAINUを選定
――KOMAINUを導入することになったきっかけを教えてください。
沼嵜さん：
紙の日報の限界は前々から感じていて、「電子化できる仕組みがあれば…」と常に探していました。ちょうどその頃、私たちが本社を構える東京都東村山市で、DX支援プロジェクトが立ち上がったんです。市から委託を受けたコンサルタント企業さんと一緒に、業務全体を棚卸しして「何が課題なのか」「どこを優先して改善するべきか」といった部分を洗い出していきました。
当時の課題のひとつに、オンプレミス型のシステムを外部から操作する際にVPNなどの専用機器が必要で、ネットワークが煩雑になっていた点がありました。実際に比較したツールの中にも、社内サーバーにVPN経由でアクセスしなければ使えないものが多く、これでは結局、現場での使い勝手は変わらないと感じました。だからこそ、場所や端末を問わず使えるクラウド型のDXツールを導入したいという思いが強くありました。
その中で、いくつかのサービスを比較検討した結果、業務全体の流れを見直しながら、現場に無理なく導入できそうだったのがKOMAINUでした。
――導入の決め手は何でしたか？
沼嵜さん：
KOMAINUは、単なる日報アプリではなかったんですよね。
配置表の共有、申し送り事項のPDF添付、上下番の時間記録まで含めて、「警備現場のリアルな困りごと」に全部対応できるのが他にはない魅力でした。コンサルの担当者からも「御社にはこれが最も合っています」と後押しをもらえたことで、導入を決断しました。
半年かけた丁寧な準備と、現場を巻き込んだ導入体制
――KOMAINUの導入にあたって、どのような準備や体制で進めたのでしょうか？
沼嵜さん：
導入は急がず、半年ほどかけて社内外と連携しながら進めました。東村山市のDXプロジェクトに関わっていたコンサルタントさんや、KOMAINUの開発元であるジャガーノートさん、そして当社の内勤・現場スタッフが一体となって、段階的に進めていったんです。
まずは、KOMAINUのどの機能をどう使うか、実際の業務にどのように組み込めるかをしっかりすり合わせました。この時点で、現場で日々働いている隊員もプレゼンや打ち合わせに同席してもらい、「自分たちにとってのメリット」が明確になるように意識しました。
――現場の反応はいかがでしたか？
沼嵜さん：
最初は、特に高齢の隊員から「スマホなんて無理だよ」という声も正直ありました。でも、営業スタッフが現場巡回時に一人ひとりにアプリをインストールしてあげて、「ここを押すだけだよ」と基本操作から丁寧にフォローしていったんです。
そうして導入から1〜3ヶ月経つ頃には、多くの隊員が自分でチャット報告を送ったり、申し送りを読んだりできるようになっていきました。現場での“横のつながり”が大きかったですね。スマホ操作に慣れている隊員が、周りの隊員に「こうやると簡単だよ」って教えてくれる場面が自然に出てきて、現場内でナレッジが共有される雰囲気ができあがっていったのが印象的でした。
情報の一本化と3時間超の業務削減
――実際にKOMAINUを導入してみて、どのような変化がありましたか？
沼嵜さん：
まず、紙の日報の回収遅延が完全になくなりました。今までは紙を取りに行く、集計する、締め日までに回収できない…といった作業が日常的でしたが、KOMAINU導入後はその場でスマホから日報を送信してもらえるようになったことで、日報提出・確認・集計がすべてリアルタイムで完結するようになりました。
勤怠情報が早くそろうので、給与や請求の締め作業も分散・前倒しできるようになり、月末の業務負担が大きく軽減されました。
――具体的に、どの業務で時間短縮の効果がありましたか？
沼嵜さん：
電話連絡の部分がかなり大きいですね。以前は、配置連絡や翌日の現場情報を一人ひとりに電話で伝えていたんですが、KOMAINUではチャットでのやり取りやPDFでの資料添付ができるので、口頭で説明する必要がなくなりました。
たとえば、1人あたり4分かかっていた説明が、KOMAINUで済むようになったことで、1日約50名×4分＝3時間20分もの削減ができています。これが毎日続くと、1ヶ月で約70時間以上の業務削減につながっていると思います。
ほかにも、営業・管制・経理など、全員が同じKOMAINUの画面を見て仕事を進められるようになったのが一番大きな変化です。情報の見える化が進んだことで、「この人に聞かないとわからない」といった属人化がなくなりました。「言った・言わない」といったやり取りもなくなって、ミスや確認作業のストレスも減りました。社内全体が同じ情報をリアルタイムで共有している感覚があるのは、非常にありがたいですね。
業務の属人化を防ぎ、誰でも回せる体制へ
――最後に、今後の展望や、導入を検討している企業へのアドバイスがあれば教えてください。
沼嵜さん：
これからの警備業界は、確実に人手不足が進んでいくと思います。だからこそ、「この人がいないと回らない」「あの人に聞かないと分からない」といった属人化を放置していると、業務全体が立ち行かなくなる時代が来ると思っています。
そういった意味でも、KOMAINUのように“誰でも見て分かる・使える”ツールを活用することが大切です。情報が一元管理されていて、担当が変わっても同じように仕事が進められる──そういう体制を作っておくことが、会社を安定的に運営していく上での基盤になると思います。
実際、KOMAINUは導入後もどんどん進化していて、年末調整や労働保険の集計、前払い対応など、現場に即した機能が次々と追加されています。現場の声を反映しながら機能改善してくれるのも非常に心強いです。
導入を迷っている企業さんがあれば、どこに業務のムダや属人化があるかを洗い出してみてほしいと伝えたいです。そうすれば、KOMAINUがどれだけ役立つかが、きっと見えてくるはずです。
