課題
- テーブル上の紙の管制表と電話・FAXによるアナログ運用で、伝達ミスやダブルブッキングが発生
- 管制担当2名で対応しており、変更・キャンセルの共有が追いつかず人員不足や重複配置が頻発
- 管制表をもとに日報→請求→給与ソフトへ同じ情報を何度も手入力する多重業務
- 「会社にいないと状況が分からない」「担当不在時に判断できない」といった属人化・ブラックボックス化が課題
解決策
- KOMAINUのクラウド管制システムを導入し、全担当者がリアルタイムに情報を共有
- 紙の管制表と並行しながら半年かけて完全デジタル移行を実現
- 管制データをそのまま請求・給与処理に連携できるよう統合運用
- 隊員にはスマートフォン操作をレクチャーし、出勤・報告・休暇申請をアプリで完結
効果
- 管制業務がクラウド化され、受注・変更の確認が即時共有可能に
- ダブルブッキングや伝達ミスが解消し、安心して受注できる体制を構築
- 請求書発行までの作業が2〜3日→半日程度に短縮
- 隊員もスマホ操作に慣れ、報告・地図確認・申請がスムーズに
- 紙の管制表を完全撤廃し、「もう紙には戻れない」と実感するDX定着
創業以来、地域密着で交通誘導・施設警備など幅広い現場を支えてきた都市警備保障株式会社（東京都立川市）。確かな実績と信頼を重ねる一方で、管制業務を中心としたアナログ運用の限界に課題を感じていました。
「紙の管制表と電話で管理」「二重入力の繰り返し」「担当者間の情報共有ミス」――。
そうした旧来のやり方を変えるべく、KOMAINUを導入しました。
今回は、アナログ時代を脱した都市警備保障株式会社の設楽様に、導入の背景や具体的な効果、
そしてこれからの展望について詳しくお話を伺いました。
現場が止まる理由は紙だった──アナログが“安心”だった時代
――KOMAINU導入前はどのような課題がありましたか？
テーブルの上に管制表を置いて、手書きで予定を書き込むような形で運用していました。受注や変更の連絡もすべて電話やFAXで行っていたので、どうしても情報の伝達ミスが起こってしまうんです。
私たちは2名体制で管制を担当しているのですが、例えば一人が受注を受けて書き込んだ内容が、後で変更やキャンセルになった際に、もう一人と共有できていないことがありました。その結果、ダブルブッキングが起きたり、逆に隊員が足りないのに受注してしまったりといったトラブルが何度か発生していました。
現場はスピード感が求められますし、電話で同時に複数の案件を受けていると、どうしても抜け漏れが出てしまうんですよね。当時は「このやり方のままだと限界がある」と感じていました。
そして、請求や給与関係の業務も同じくアナログ作業の繰り返しでした。
手書きの管制表を見ながら、日報入力用の紙に書き写して、それを今度は請求ソフトや給与ソフトに再入力する…つまり、同じ情報を何度も手作業で入力していました。
「管制 → 日報入力 → 請求発行 → 給与計算」という流れを毎回踏む必要があって、どこか一つでもミスがあると全体をやり直さなければいけません。入力のたびに神経を使い、確認にも時間がかかってしまいます。
このように現場も内勤も紙と手書き中心の運用だったので、管制表を見ないと何も進まないという状態でした。 「会社にいないと現場の状況がわからない」「担当者が不在だと誰も判断できない」といった課題が常にありました。
効率化したい気持ちはあっても、日々の業務で手一杯で、なかなかシステム導入まで手が回らない。
そんな状況がずっと続いていました。
不安よりも“やってみよう”が勝った瞬間
――数あるツールの中で、KOMAINUを選んだ理由は？
KOMAINUを知ったきっかけは、平井社長との出会いでした。
東警協（東京都警備業協会）の会合でお会いする機会があり、そこで警備業のDXやシステムの話をいろいろと伺いました。
ちょうどその頃、当社と仲の良い同業の社長も「うちもKOMAINUを入れる予定なんだよ」と話していて、「それならうちも検討してみようか」という流れになりました。
やはり同業の方がすでに導入を決めているというのは大きかったですね。
もともと何とかしたいという思いもあったため、導入した話を聞いて初めて、「うちでも実際に使えるんじゃないか」というイメージが湧きました。
正直なところ、アナログからシステムに切り替える（DX化する）のは勇気がいりました。
慣れたやり方を変えるのは怖い部分もありますし、ちゃんと使いこなせるのかという不安もありました。でも、「仲間の会社もやるならうちもやってみよう」と思えたのが一番のきっかけです。
やってみないと分からない部分もありますが、“やってよかった”と思えるきっかけをもらいました。
【人数×4分の業務削減】警備業協会でも活躍中の警備会社がDXを推進、日報回収遅れゼロを達成し、給与・請求業務も大幅に効率化！
“紙を残す安心”から“クラウドの信頼”へ。半年で変わった意識
――導入プロセスで工夫したこと、苦労したことはありますか？
最初からすぐにKOMAINU一本に切り替えたわけではなく、最初は、紙の管制表とKOMAINUを併用していました。完全にアナログでやってきたので、「紙じゃないと不安」という声も現場から多かったため、紙の管制表も残しながら、同時にKOMAINUにも入力していました。
特に最初のうちは、KOMAINUに入力したとしても、最終的には紙の管制表と照らし合わせて確認するような運用をしていました。
ただ、使っていくうちに徐々に慣れてきて、「紙を残しておく意味がなくなってきたな」と感じるようになったのです。半年ぐらい経ったタイミングで、「もうKOMAINU一本でやってみよう」と決めました。
もっと時間がかかると思っていたので、自分たちでも思っていたより早く切り替えられたなと感じています。完全移行の決断には少し勇気が要りましたが、結果的にはそれが大正解でした。
今では、管制の作業はすべてKOMAINU上で完結しています。紙の管制表を見ていた頃には考えられなかったくらい、情報共有がスムーズで正確になりました。
アナログのやり方を続けていたら、どこかで必ず限界が来ていたと思います。半年でここまで移行できたのは、自分たちにとっても大きな自信になりました。
“書き直し”も“探す時間”もゼロに。請求処理が、今では半日で完了
――導入後、どんな変化を感じましたか？
まず一番に感じたのは“確認のしやすさ”と“安心感”の違いですね。
以前は、会社にいないと管制表が見られませんでした。でも今はクラウド上で、どこにいてもリアルタイムで確認できます。管制担当の2人だけでなく、営業や私自身も同じ情報を見られるようになりました。誰がどの現場に入っているか、先々のスケジュールまで全部見える。すごく大きなメリットです。
電話で受注を受けた際も、KOMAINUを見ながら先の予定まで確認して受けられるので、受注ミスがほとんどなくなりました。以前のように「紙に書いて、あとで書き直して」という二度手間もなくなり、スピード感を持って正確に対応できるようになっています。
手書きの管制表で管理していたときは、せいぜい2〜3週間先くらいしか把握できませんでした。今は1ヶ月先、2ヶ月先の予定まで見通せるようになって、管制も隊員も心の余裕が全然違います。
嬉しいことに、請求や給与関係の処理も、本当に楽になりました。
以前は、管制表をもとに請求用のシステムに入力して、さらに給与ソフトに転記して……という流れでしたが、KOMAINUではすべて自動で集計が行われるので、ほとんど手入力の必要がありません。
これまでは請求書の発行までに2〜3日かかっていたのが、今では1日、早いときは半日で終わります。その分、内勤業務の時間に余裕ができて、現場に顔を出す時間も取れるようになりました。
ミスも減り、全体の精度も上がったことで「この作業にこれだけの時間を使っていたのか」と、改めてアナログ時代の非効率さを実感しました。
年齢は関係ない。現場に“すぐ馴染んで欠かせないもの”に
――隊員の方々の反応はいかがでしたか？
隊員側の反応も非常に良いです。最初は「スマホでできるの？」という声もありましたが、今では皆スムーズに使いこなしています。
高齢の隊員さんでも問題なく操作できています。高齢だと使えないイメージがあるかもしれませんが、個人的にはあまり関係ないと思います。仕事以外でLINEを使ったり、好きなアプリのダウンロードができる人であればまず操作できます。
出動や乗番、報告、休暇申請などがすべてスマホで完結できるので、“電話でやり取りするよりずっと楽になった”という声が多いです。
地図機能で現場の場所を確認できる点も便利で、住所だけだと分からない現場も、地図で見れば一目瞭然。行き違いがなくなったという意見もありました。
結果的に、内勤も現場もどちらの負担も減り、全体の流れがスムーズになったと感じています。
手厚いサポートとスピード感のあるアップデートが魅力
――サポート体制はいかがですか？
KOMAINUを導入して感じるのは、「便利さを実感するほど、もっと使いこなしたくなる」ということです。今でも、まだ全部の機能を十分に活用できているわけではないんですが、日々アップデートされているので、新しい発見が多いんですよね。日々“小さな改善”が行われていて、“あ、こんな機能が増えたんだ”と気づくことが多いです。それが本当にありがたいですし、私たち自身も勉強になると思っています。
まだ使い方を探りながらの部分もありますが、サポート体制がしっかりしているので安心感があります。分からないことがあれば、すぐにサポートに相談しています。丁寧に対応してくださるので、本当に助かっています。
こういうときどうすればいい？”と相談したら、その場で解決できることが多いです。こちら側の理解や慣れの問題もありますが、安心して使い続けられるのは大きいですね。
サポートの他にもユーザー同士で情報交換できる機会もすごく貴重だと感じています。他社さんから「こんな使い方が便利だよ」と聞いて、自社でも取り入れてみることもあります。“そんな機能あったの？”って話から学ぶことも多くて（笑）。実際に使っている人の声って、一番リアルで役立ちます。
不安だった“DX”が、いまでは一番の支えになった
――最後に、導入を迷っている企業へメッセージをお願いします
最初は“DX”って難しそうだなって思っていました。私自身もアナログなやり方に慣れていたので、“本当にできるのかな”という不安がありました。
でも実際に導入してみて分かったのは、“DXこそが助けてくれる存在”だということです。やってみると、手間が減るのはもちろん、確認や共有のスピードも段違いでした。
手間が省けるというより、“自分たちを支えてくれるツール”という感覚になりました。
導入を迷っている会社さんに伝えたいのは、“分からないままでいいから、まずはやってみてほしい”ということです。
最初は誰だって不安です。でも、入力さえすればシステムが自動で計算してくれるし、もし分からないことがあってもサポートがしっかりしている。やらない方が損だと思います。
そして、導入を後押ししてくれたのは同業者の存在だったといいます。
もし悩んでいる会社さんがいたら、同業の仲間にどんどん聞いてみるといいと思います。“うちはこうしてるよ”というリアルな話が、一番のきっかけになるはずです。
日々の業務で実感するのは、KOMAINUが“現場をよく知っているシステム”だということです。現場の声に耳を傾けながら進化しているので、これからもずっと使い続けていきたいですね。
DXは目的じゃなくて“働きやすくする手段”だと思っています。KOMAINUを使ってから、現場も内勤も本当に楽になった。今では“導入してよかった”という気持ちしかありません。
